Al pertenecer al mundo de los negocios, debes saber que no todo se trata de prácticas limpias y legales, es por eso que se debe tener mucho cuidado al realizar transacciones o relacionarse con cualquier persona o empresa. Existen muchos procesos para evitar incurrir en actividades ilícitas, y en el caso de las instituciones financieras, por ley debemos usar algo llamado Proceso KYC (Know Your Customer), o “Conoce a Tu Cliente” en español.
Al ser una empresa que trabaja con préstamos o créditos, precisamente formamos parte del renglón de instituciones financieras, y debemos aplicar procesos especiales de verificación de datos para evitar colaborar con el lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo.
En México este es un asunto realmente serio, es por eso que todas las instituciones financieras estamos en la obligación de proporcionarle los datos de un cliente al Gobierno, si este lo solicita. Si una empresa no realiza los procesos necesarios para dar respuesta a solicitudes legales, estará incurriendo en faltas graves de la ley.
Precisamente desde el año 2013, bajo el Gobierno de Enrique Peña Nieto en México, entró en funcionamiento la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, la cual es calificada como una de las más avanzadas y estrictas en su tipo para el control de actividades ilícitas relacionadas con el blanqueo de capitales.
¿De qué se tratan los procesos Know Your Customer (KYC)?
El proceso KYC se basa en verificar que la persona que se está uniendo a una institución financiera es quien dice ser. En este caso, como una empresa financiera, para operar en México necesitamos que cada persona que desee acceder a un servicio de préstamos y créditos, entregue sus datos para llenar un formulario de identificación que utilizamos luego para proceder con la verificación, comparándolos con cualquier documento que sea necesario.
Hoy en día estamos en la era de la tecnología, y por eso nuestras empresas deben mantenerse actualizadas en los procesos KYC. Existen métodos que ponemos en práctica para contrastar la información que suministra un usuario, y te las decimos a continuación:
- Verificación del documento de identidad: Al solicitar el INE, tenemos acceso a una cantidad de datos muy útiles que servirán para comenzar a crear el registro del usuario. En este documento se encuentran sus nombres y apellidos, fecha de nacimiento, domicilio, género, nacionalidad, su CURP, y algunos más.
- Reconocimiento facial: Como empresa se puede hacer un reconocimiento facial remoto, ya sea con un software especial, o con una simple videollamada a través de plataformas como Skype, Zoom, o cualquier otra. Mediante la verificación facial, podemos comparar el rostro de la persona con la foto de los documentos que haya aportado.
- Recibos de servicios: Se puede solicitar facturas de los servicios del hogar para constatar la dirección de domicilio que proporciona un usuario, y además podemos compararla con la que aparece en su INE. En el mismo recibo se ve el nombre de la persona, en caso de que sea el responsable del hogar.
- Soluciones biométricas: En este apartado entra cualquier sistema que se base en las características únicas de cada usuario, tales como su firma digital, huellas dactilares, escaneo facial o reconocimiento del iris.
¿Qué debe tener un formulario KYC?
Para que los clientes puedan obtener productos o servicios financieros, se deben llenar formularios con sus datos personales. Como compañía financiera, es muy importante que solicitemos la información necesaria para garantizar que las personas son quienes dicen ser, no sólo para nuestra tranquilidad como empresa, sino también para cumplir con las regulaciones de la República Mexicana.
Estos son varios de los elementos que incluimos en los formularios que son llenados con los datos nuestros clientes:
- Documento de identificación (INE)
- Números telefónicos y correo electrónico.
- Registro Federal de Contribuyentes.
- Descripción de su situación financiera.
- Explicación de sus actividades profesionales.
- Detalles sobre su capacidad financiera
- Fotografías a color.
- Referencias personales y profesionales.
- Lista de las principales instituciones financieras utilizadas.
- Situación patrimonial: inmuebles rurales, urbanos y comerciales.
Es muy importante que verifiquemos toda la información proporcionada, un proceso KYC no sólo se trata de tener una base de datos, sino de tener la certeza de que nuestros clientes no incurren en actividades ilegales.
Todas las entidades financieras, incluyendo las instituciones de crédito, son supervisadas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, la cual se encarga de que el sistema financiero del país se mantenga estable y libre de ilegalidades. Igualmente se encargan de sancionar a las personas físicas y morales que incurran en delitos financieros. Uno de los requisitos que impone la CNBV como compañía financiera, es un registro de consentimiento de los usuarios al crédito, y detalles sobre las condiciones pautadas, tales como tasas de interés y pagos anticipados.
Obligaciones de las instituciones financieras según la ley
Otra ley relacionada con los procesos KYC es la Ley Antilavado de Dinero, y busca profundizar en la prevención de delitos financieros, haciendo que las entidades cumplan con las siguientes obligaciones:
- Verificar la identificación de los usuarios con quienes se crean lazos financieros correspondientes a actividades vulnerables. Se debe verificar toda la documentación de manera detallada.
- Recabar toda la información relacionada con la ocupación o actividad laboral de los clientes.
- Velar por la transparencia de la información que aporten los clientes y usuarios, la cual será el soporte principal de la actividad vulnerable durante 5 años.
- Facilitar las visitas por parte de las autoridades para verificar las informaciones y datos de los clientes y usuarios.
- Entregar los reportes a la secretaría en los tiempos correspondientes y bajo la forma estipulada en la ley.
Es esencial que como empresa financiera cumplamos a cabalidad con estas obligaciones debido a que, sin importar el tamaño de la compañía, al estar relacionada con actividades financieras puede recibir multas por altas sumas de dinero, y también ser acusado con cargos penales. Los procesos KYC son nuestros grandes aliados para garantizar la seguridad del sistema financiero y establecernos como una compañía de renombre, además para darle confianza a nuestros clientes.
Siga leyendo sobre Digitalización en Pymes con Qredio.